RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (III – Monitorizare periodică și sistematică)

Continuăm seria explicațiilor privind noțiunile problematice ale art. 37 din RGPD cu aceea de ‘monitorizare periodică și sistematică’.

Monitorizarea periodică și sistematică

Nici în acest caz RGPD nu ne oferă o definiție expresă, cu atât mai mult cu cât în fapt avem trei noțiuni: „monitorizare”, „periodic” și „sistematic”. Putem, însă, să extragem anumite explicații ale acestora din analiza extinsă a instrucțiunilor formulate pentru RGPD și a considerentelor acestuia.

Monitorizare

În considerentul nr. 24 putem găsi conceptul de „monitorizare a comportamentului persoanelor vizate”: „Pentru a se determina dacă o activitate de prelucrare poate fi considerată ca „monitorizare a comportamentului” persoanelor vizate, ar trebui să se stabilească dacă persoanele fizice sunt urmărite pe internet, inclusiv posibila utilizare ulterioară a unor tehnici de prelucrare a datelor cu caracter personal care constau în crearea unui profil al unei persoane fizice, în special în scopul de a lua decizii cu privire la aceasta sau de a analiza sau de a face previziuni referitoare la preferințele personale, comportamentele și atitudinile acesteia.”

Este foarte important să știm că în opinia Grupului de lucru „Articolul 29” noțiunea de monitorizare nu este restricționată în mediul online, iar urmărirea online ar trebui să fie considerată doar ca un exemplu de monitorizare a comportamentului persoanelor vizate.

Periodic

Tot Grupului de lucru „Articolul 29” i-a revenit sarcina de a ne ajuta și în acest caz, stabilind că „periodic” poate fi interpretat astfel:

  • în curs de desfășurare sau care apare la anumite intervale într-o anumită perioadă;
  • recurente sau repetate la perioade fixe;
  • constante sau care au loc periodic.

Sistematic

În aceeași manieră, Grupul de lucru „Articolul 29” interpretează termenul „sistematic” ca însemnând una sau mai multe din următoarele:

  • apărut conform sistemului prearanjat, organizat sau metodic;
  • luând loc ca parte a unui plan general de colectare a datelor;
  • efectuat ca parte a unei strategii.

Studiu de caz

Prin urmare, monitorizarea sistematică și periodică înseamnă urmărirea persoanelor vizate și/sau crearea de profiluri ale acestora în mod recurent/periodic/constant și în contextul unei strategii/plan/sistem.

Astfel, în exemplul nostru din articolul anterior, dacă magazinul online folosește datele clienților săi pentru a transmite newslettere ori pentru a transmite sugestii de achiziții adiacente celor deja efectuate pe site, putem concluziona că acesta efectuează o monitorizare sistematică și periodică a datelor personale.

 

Puteți citi articolele anterioare pe subiectul responsabilului cu protecția datelor personale aici și aici.

RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (II – Activitățile principale)

Dintre noțiunile menționate în articolul anterior, cea pe care o vom analiza în acest articol este noțiunea de ”activități principale”.

Activitățile principale

RGPD nu definește activitățile principale în mod expres, însă le găsim menționate în considerentul nr. 97: „În sectorul privat, activitățile principale ale unui operator se referă la activitățile sale de bază, și nu la prelucrarea datelor cu caracter personal drept activități auxiliare.

A.N.S.P.D.C.P. ne informează că „Pentru a stabili activitatea principală desfășurată de un operator sau împuternicit, aceasta trebuie analizată prin raportare la prelucrările de date cu caracter personal efectuate.

Conform Instrucțiunilor Grupului de lucru „Articolul 29” activitățile principale pot fi considerate ca operațiuni cheie necesare pentru îndeplinirea obiectivelor operatorului sau persoanei împuternicite de operator. Din cuprinsul acestora nu pot fi excluse acele activități în care prelucrarea datelor reprezintă o parte indisolubilă a activității operatorului sau persoanei împuternicite de operator.

Astfel, în exemplul oferit de Grupul de lucru „Articolul 29”, prelucrarea datelor privind starea de sănătate (dosarele medicale ale pacienților) ar trebui să fie considerată a fi una dintre activitățile principale în orice spital.

Pentru a ne ajuta să distingem între tipurile de activități și să identificăm mai ușor activitățile principale în sensul RGPD, le putem compara cu activitățile auxiliare, ce sunt definite de către Grupul de lucru „Articolul 29” astfel: funcții de sprijin necesare pentru activitatea de bază sau principală a organizației cum ar fi plata angajaților lor sau deținerea de activități standard de suport IT.

Studiu de caz

Analizând definițiile și informațiile menționate anterior, putem lua ca exemplu un magazin online. Deși activitatea principală prevăzută în actul constitutiv al societății este comerțul cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet, din perspectiva RGPD activitatea principală include și prelucrarea datelor clienților săi care și-au creat un cont pe site-ul magazinului și au achiziționat produsele vândute de acesta. Explicația constă în faptul că operatorul (magazinul online) nu ar putea vinde produsele sale fără a colecta datele personale ale clienților.

RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (I)

Începem astăzi o serie de articole despre noul concept introdus de RGPD de ”responsabil cu protecția datelor personale” (Data Protection Officer – DPO). Facem o analiză a dispozițiilor legale, dar și a instrucțiunilor Grupului de lucru ”Articolul 29” și a recomandărilor autorității românești din domeniu, astfel încât să răspundem la întrebarea ”Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor?” Află de la noi dacă și tu ai nevoie de un asemenea responsabil!

Ce stabilește RGPD cu privire la un astfel de responsabil cu protecția datelor?

Desemnarea obligatorie a responsabilului cu protecția datelor se face în următoarele cazuri:

  • când prelucrarea este efectuată de o autoritate publică sau un organism public, cu excepția instanțelor care acționează în exercițiul funcției lor jurisdicționale;
  • dacă activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în operațiuni de prelucrare care necesită o monitorizare periodică și sistematică a persoanelor vizate pe scară largă;
  • dacă activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date sau a unor categorii de date cu caracter personal privind condamnări penale și infracțiuni.

Observăm, deci, că sunt prevăzute anumite criterii în funcție de care desemnarea devine obligatorie.

Însă aceste criterii necesită clarificări, fiindcă ele lasă loc de interpretări, RGPD lăsând în seama autorităților naționale să precizeze în mod specific cui i se aplică dispoziția obligatorie.

Astfel, principalele chestiuni de clarificat privesc următoarele noțiuni:

  • Activități principale;
  • Monitorizarea periodică și sistematică;
  • Pe scară largă;
  • Categorii speciale de date.

Ce ne spune Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.)?

Practic, nimic nou. Pe site-ul autorității sunt preluate informațiile direct din RGPD, cu mici nuanțări preluate din cuprinsul instrucțiunilor Grupului de lucru „Articolul 29”.

Vom detalia în articolele următoare fiecare dintre noțiunile precizate mai sus raportându-ne la modul în care acestea au fost explicate de A.N.S.P.D.C.P. și de Grupul de lucru „Articolul 29”.

RGPD – Consimțământul persoanei vizate

Din mai 2018, persoanele vizate cărora li se colectează si prelucrează date cu caracter personal își vor acorda consimțământul în condiții diferite decât în prezent.

Astfel, Regulamentul European definește consimțământul persoanei vizate ca fiind ”orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate”.

Ce caracteristici trebuie să aibă consimțământul

În primul rând, observăm chiar din textul definiției faptul că pe viitor consimțământul trebuie acordat printr-o acțiune (declarație sau acțiune fără echivoc). Aceasta înseamnă că simpla mențiune existentă în prezent pe multe dintre site-uri care spune că ”prin continuarea navigării pe acest site sunteți de acord cu prelucrarea datelor dvs.” nu mai este suficientă.

Asfel, consimțământul va trebui acordat printr-o acțiune neechivocă care să constituie o manifestare liber exprimată, specifică, informată și clară a acordului persoanei vizate. Astfel de acțiuni pot fi declarații scrise, inclusiv în format electronic, ce includ bifarea unei căsuțe atunci când persoana vizitează un site.

Pentru ca manifestarea să fie specifică, informată și clară, operatorul care urmează a prelucra datele trebuie să ofere informații clare, simple și transparente în ceea ce privește scopul prelucrării datelor, temeiul prelucrării, perioada de timp pentru care datele sunt prelucrate, dar și dreptul său de a-și retrage consimțământul oricând.

De asemenea, persoana vizată trebuie să fie informată privind identitatea operatorului și a responsabilului cu protecția datelor, destinatarul datelor și eventualele interese și intenții de transferuri ale acestora către state terțe.

Atenție! Dacă datele urmează a fi prelucrate pentru mai multe scopuri, consimțământul trebuie acordat pentru fiecare dintre acestea!

Când nu este considerat consimțământul ca fiind colectat în mod legal

Regulamentul stabilește că absența unui răspuns la solicitarea consimțământului, căsuțele bifate în prealabil pe site sau absența unei acțiuni nu consituie un consimțământ, în sensul legal.

Totodată, consimțământul este considerat a nu fi acordat în mod liber atunci când operatorul nu permite să se acorde consimțământul separat pentru diferitele operațiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal sau dacă executarea unui contract, inclusiv furnizarea unui serviciu este condiționată de consimțământ, în ciuda faptului că consimțământul în cauză nu este necesar pentru executarea contractului.

Dacă persoana vizată nu dispune cu adevărat de libertatea de alegere sau nu este în măsură să refuze sau să își retragă consimțământul fără a fi prejudiciată, consimțământul nu este acordat în mod liber.

Dreptul persoanei vizate de a-și retrage consimțământul

Persoanele vizate au dreptul în orice moment de a-și retrage consimțământul și trebuie informate cu privire la acest drept chiar din momentul în care consimțământul le este cerut. În acest sens, vorbim de dreptul de a fi uitat. Acest drept este relevant în special în cazul în care persoana vizată și-a dat consimțământul când era copil și nu cunoștea pe deplin riscurile pe care le implică prelucrarea.

Astfel, din momentul retragerii consimțământului, operatorul este obligat să șteargă datele personale cu privire la acea persoană, fără ca acest lucru să afecteze legalitatea prelucrării anterioare retragerii consimțământului. Obligația de ștergere cunoaște și excepții care numără printre altele păstrarea în interes public, pentru exercitarea dreptului la libertatea de exprimare și informare ori pentru respectarea unei obligații legale.

Obligația de eliminare a datelor se aplică atât pentru operator, cât și pentru toate persoanele cărora le-au fost transferate, inclusiv dacă datele au fost făcute publice.

Cazul special al consimțământului acordat de copii

Potrivit RGPD, prelucrarea datelor cu caracter personal ale unui copil este legală dacă copilul are cel puțin vârsta de 16 ani. Dacă copilul are sub vârsta de 16 ani, respectiva prelucrare este legală numai dacă și în măsura în care consimțământul respectiv este acordat sau autorizat de titularul răspunderii părintești asupra copilului.

 

Prin urmare, obținerea consimțământului persoanelor vizate pentru prelucrarea datelor personale ale acestora trebuie făcută cu mare atenție în vederea respectării cerințelor legale, care sunt mult mai drastice din mai 2018.

Este important de precizat că operatorii trebuie să poată face dovada faptului că au primit consimțământul și că acesta îndeplinește condițiile legale.

Așteptăm eventualele întrebări pe adresa noastră de contact.

Black Friday – ABC legislativ

Black Friday se apropie și, pe lângă ceea ce dorim să cumpărăm, este bine să știm cum se desfășoară legal această campanie și la ce să fim atenți. Prin urmare, am considerat că prezintă interes pentru dumneavoastră să vă reamintim ce spune legea despre vânzările promoționale.

Black Friday – vânzare promoțională sau lichidare de stoc?

Destul de multe persoane consideră că reducerile de Black Friday sunt de fapt lichidări de stoc. Pentru a lămuri ce fel de reducere este cea de Black Friday, vom reproduce în cele ce urmează definițiile date de legiuitor.

Ordonanța nr. 99/2000 privind comercializarea produselor și serviciilor de piață definește vânzările promoționale ca fiind vânzările cu amănuntul/vânzările cash and carry/prestările de servicii de piață care pot avea loc în orice perioadă a anului, fără să facă obiectul notificării, cu condiția ca:

  • să nu fie efectuate în pierdere;
  • să se refere la produse disponibile sau reaprovizionabile, precum și la servicii vândute ori, după caz, prestate în mod curent;
  • produsele și serviciile promovate trebuie să existe la vânzare pe durata întregii perioade anunțate a vânzărilor promoționale sau comerciantul va informa consumatorii că oferta este valabilă numai în limita stocului disponibil.

Prin vânzare de lichidare se înțelege orice vânzare precedată sau însoțită de publicitate și anunțată sub denumirea de “lichidare” și care, printr-o reducere de prețuri, are ca efect vânzarea accelerată a totalității sau numai a unei părți din stocul de produse dintr-o structură de vânzare cu amănuntul.

Prin urmare, cele două noțiuni sunt diferite, iar reducerile de Black Friday nu sunt și nu pot fi în mod legal lichidări de stoc.

Reguli de fixare și publicitate a prețurilor de Black Friday

Promoțiile de Black Friday trebuie să respecte următoarele reguli pentru a se încadra în limitele legii:

  • reducerea de preț trebuie să se raporteze la prețul de referință practicat în același spațiu de vânzare pentru produse sau servicii identice;

  • orice anunț de reducere de prețuri, indiferent de forma, modul de publicitate și motivația reducerii, trebuie să se adreseze ansamblului consumatorilor și să indice în cifre o reducere în raport cu prețurile de referință;

  • este interzis ca o reducere de preț pentru un produs și/sau serviciu să fie prezentată consumatorilor ca o ofertă gratuită a unei părți din produs și/sau serviciu.

Prețul de referință reprezintă cel mai scăzut preț practicat în același spațiu de vânzare în perioada ultimelor 30 de zile, înainte de data aplicării prețului redus.

Dacă aveți calitatea de comerciant ar trebui să acordați atenție maximă următoarelor precizări.

Nu sunt considerate vânzări promoţionale:

  • acțiunile de promovare efectuate de producători;
  • acțiunile de lansare de produse/servicii noi pe piață.

Publicitatea prin catalog și ofertele de reducere de prețuri lansate de comercianții care practică vânzarea prin corespondență pot fi valabile numai până la epuizarea stocurilor, cu condiția ca această mențiune să figureze vizibil și lizibil în catalog.

Toate documentele justificative legale care atestă veridicitatea prețului de referință trebuie să fie păstrate pentru a putea fi prezentate ori de câte ori este nevoie organelor de control abilitate. Nerespectarea acestei prevederi se sancționează cu amendă de la 2.000 lei la 10.000 lei.

Orice anunţ de reducere de preţuri ce nu corespunde reducerii practicate efectiv în raport cu preţul de referinţă este considerat o formă de publicitate înşelătoare şi este sancţionat conform reglementărilor legale în vigoare.

Anunțul promoțional

Conținutul anunțului privind reducerea de prețuri este reglementat special de Normele metodologice ale O.G. nr. 99/2000 și trebuie să precizeze:

  • reducerea efectivă în raport cu preţul de referinţă, care reprezintă cel mai scăzut preţ practicat în aceeaşi suprafaţă de vânzare, pentru produse sau servicii identice, în perioada ultimelor 30 de zile calendaristice înainte de data aplicării preţului redus;

  • produsele sau serviciile ori categoriile de produse sau servicii la care se referă anunţul publicitar;

  • perioada pentru care produsele sau serviciile respective sunt oferite la preţ redus; în cazul lichidărilor şi soldărilor această condiţie poate fi înlocuită de menţiunea: “până la epuizarea stocului”. Această menţiune poate fi folosită şi în cazul vânzărilor promoţionale.

Cerințele de mai sus se aplică oricărui anunţ de reducere de preţuri, indiferent de:

  • formă – afişe pe vitrine, prospecte, anunţuri în presă, radio, televiziune sau orice altă formă;

  • modul de publicitate – scrisă, orală sau orice alt mod;

  • motivația reducerii – soldări, lichidări sau orice altă motivație.

În cazul în care constatați nerespectarea regulilor de desfășurare a campaniei promoționale vă recomandăm ca mai înainte de a efectua orice acțiune să încercați să rezolvați problema cu reprezentanții magazinului în cauză urmând ca ulterior să sesizați Comisariatul Regional pentru Protecția Consumatorilor competent. Lista comisariatelor o puteți consulta aici.

RGPD – Domeniul teritorial de aplicare

RGPD se aplică doar operatorilor aflați pe teritoriul UE?

Conform art. 3 din RGPD, regulamentul se aplică prelucrării datelor cu caracter personal:

  • în cadrul activităților unui sediu al unui operator sau al unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, indiferent dacă prelucrarea are loc sau nu pe teritoriul Uniunii;

  • ale unor persoane vizate care se află în Uniune de către un operator sau o persoană împuternicită de operator care nu este stabilit(ă) în Uniune, atunci când activitățile de prelucrare sunt legate de:

    • oferirea de bunuri sau servicii unor astfel de persoane vizate în Uniune, indiferent dacă se solicită sau nu efectuarea unei plăți de către persoana vizată; sau

    • monitorizarea comportamentului lor dacă acesta se manifestă în cadrul Uniunii;

  • de către un operator care nu este stabilit în Uniune, ci într-un loc în care dreptul intern se aplică în temeiul dreptului internațional public.

Concret, RGPD se aplică direct în toate statele membre, chiar și în cazul în care sediul operatorului de date nu se află pe teritoriul UE cu condiția ca bunurile sau serviciile operatorului să fie adresate cetățenilor UE. Prin urmare, nu contează locul unde sunt prelucrate datele cu caracter personal atâta timp cât sunt întrunite cerințele de mai sus.

Interpretări date de Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE)

În ceea ce privește sediul, CJUE în cauza C-230/14 (Weltimmo vs. NAIH), a reținut că noțiunea de sediu „înlătură orice abordare formalistă conform căreia o întreprindere ar fi stabilită exclusiv în locul în care este înmatriculată și se extinde la orice activitate reală și efectivă, chiar minimă, exercitată într-o formă de instalare stabilă.”

Organizațiile care dețin birouri de vânzări pe teritoriul UE, prin intermediul cărora efectuează activități de promovare sau de publicitate/marketing care vizează rezidenții din UE, vor trebui să respecte prevederile RGPD având în vedere faptul că, așa cum a declarat CJUE în cauza C-131/12 (Google Spain SL, Google Inc. vs.(AEPD), Mario Costeja González), „o prelucrare a datelor cu caracter personal este efectuată în cadrul activităților unui sediu al operatorului pe teritoriul unui stat membru, în sensul acestei dispoziții, în cazul în care operatorul unui motor de căutare înființează într-un stat membru o sucursală sau o filială destinată promovării și vânzării spațiului publicitar de pe pagina acestui motor, a cărei activitate este orientată către locuitorii acelui stat membru.”

Referitor la situația oferirii de bunuri sau servicii persoanelor vizate situate pe teritoriul UE, simpla accesare a unui site din interiorul UE nu este suficientă pentru a declanșa aplicabilitatea Regulamentului.  În acest sens, a se vedea cauzele conexate C-585/08 și C-144/09.

RGPD – Domeniul material de aplicare a Regulamentului privind prelucrarea datelor personale

În ce situații de aplică RGPD?

Regulamentul se aplică pentru prelucrarea datelor cu caracter personal așa cum au fost definite în articolul precedent.

Conform Regulamentului, nu prezintă importanță dacă prelucrarea s-a făcut total sau parțial prin mijloace automatizate. În aceeași măsură Regulamentul se aplică și datelor cu caracter personal care au fost prelucrate prin alte mijloace decât cele automatizate.

Pentru a clarifica limita aplicabilității Regulamentului, la articolul 2 alin. 2 sunt reglementate situațiile în care Regulamentul nu se aplică.

Situații de excepție privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Astfel, nu se vor aplica prevederile Regulamentului atunci când:

  • datele cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul unei activități care nu intră sub incidența dreptului Uniunii;

  • statele membre desfășoară activități care intră sub incidența capitolului 2 al titlului V din Tratatul UE – Dispoziții speciale privind politica externă și de securitate comună;

  • este vorba de o persoană fizică în cadrul unei activități exclusiv personale sau domestice;

  • autoritățile competente prelucrează datele cu caracter personal în scopul prevenirii, investigării, depistării sau urmăririi penale a infracțiunilor, sau al executării sancțiunilor penale, inclusiv al protejării împotriva amenințărilor la adresa siguranței publice și al prevenirii acestora.

RGPD – Datele cu caracter personal

Pentru că protecția datelor cu caracter personal este un subiect din ce în ce mai ”fierbinte”, vom începe de astăzi să explicăm principalele noțiuni vizate de noua reglementare și drepturi și obligații pe care diverși actori din domeniu le au.

Nu uitați că RGDP (Regulamentul UE 2016/679) devine aplicabil din 25.05.2018.

Ce înseamnă date cu caracter personal?

RGPD definește datele cu caracter personal ca fiind „orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.”

Noutăți introduse de RGPD

Față de actuala reglementare (DIRECTIVA 95/46/CE privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date), RGPD clarifică și chiar extinde în unele cazuri noțiunea de date cu caracter personal, cum ar fi:

  • identificatorii unici – din cuprinsul definiției de mai sus rezultă că în noțiunea de „date cu caracter personal” sunt incluse date de localizare sau identificatorul online. Aceasta înseamnă că adresele de IP sau ID-urile telefoanelor mobile sunt date cu caracter personal care trebuie protejate.

  • datele pseudonimizate – este vorba despre o noțiune nou introdusă de RGPD și se referă la datele personale care au fost supuse unor măsuri tehnologice (cum ar fi hashing-ul sau criptarea) astfel încât să nu se mai poată identifica direct o persoană fără a utiliza informații suplimentare.

  • datele genetice și datele biometrice – RGPD definește separat aceste noțiuni și ambele sunt tratate ca date personale sensibile. Acestea beneficiază de protecție sporită și, de regulă, este nevoie de consimțământul expres al persoanelor în cazul în care aceste date urmează să fie procesate.

Reglementarea detaliată a noțiunii de „date cu caracter personal” prin RGPD are implicații majore pentru afacerile online, în special cele din sectoarele de analiză, publicitate, marketing și social media.

Draft Bill: The dividend tax will be eliminated

Dividend tax = 0%

According to a new draft bill the Romanian Ministry of Finance wants to eliminate the dividend tax starting with 01.01.2018.

At present the dividend tax is 5%, reduced since 2016 from 16%.

The draft bill provides that „the dividend payers have the obligation to fill in and submit the informative statement for each beneficiary of the income to the competent fiscal body until the last day of February of the current year for the income distributed in the expired year.

This measure is not approved by most of the economic analysts. They are afraid that the experienced entrepreneurs will prefer to pay dividends at the expense of capitalization, to take advantage of tax cuts.

The NRB Governor, Mugur Isărescu declared in the media that has the same opinion. He declared that elimination of dividend tax could lead to under capitalized companies. Also, he said that if the entrepreneurs choose this path, next time they will not have capital from which to collect dividends.

We will all see if such draft bill will be adopted and if its effects will be the ones foretold.