RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (III – Monitorizare periodică și sistematică)

Continuăm seria explicațiilor privind noțiunile problematice ale art. 37 din RGPD cu aceea de ‘monitorizare periodică și sistematică’.

Monitorizarea periodică și sistematică

Nici în acest caz RGPD nu ne oferă o definiție expresă, cu atât mai mult cu cât în fapt avem trei noțiuni: „monitorizare”, „periodic” și „sistematic”. Putem, însă, să extragem anumite explicații ale acestora din analiza extinsă a instrucțiunilor formulate pentru RGPD și a considerentelor acestuia.

Monitorizare

În considerentul nr. 24 putem găsi conceptul de „monitorizare a comportamentului persoanelor vizate”: „Pentru a se determina dacă o activitate de prelucrare poate fi considerată ca „monitorizare a comportamentului” persoanelor vizate, ar trebui să se stabilească dacă persoanele fizice sunt urmărite pe internet, inclusiv posibila utilizare ulterioară a unor tehnici de prelucrare a datelor cu caracter personal care constau în crearea unui profil al unei persoane fizice, în special în scopul de a lua decizii cu privire la aceasta sau de a analiza sau de a face previziuni referitoare la preferințele personale, comportamentele și atitudinile acesteia.”

Este foarte important să știm că în opinia Grupului de lucru „Articolul 29” noțiunea de monitorizare nu este restricționată în mediul online, iar urmărirea online ar trebui să fie considerată doar ca un exemplu de monitorizare a comportamentului persoanelor vizate.

Periodic

Tot Grupului de lucru „Articolul 29” i-a revenit sarcina de a ne ajuta și în acest caz, stabilind că „periodic” poate fi interpretat astfel:

  • în curs de desfășurare sau care apare la anumite intervale într-o anumită perioadă;
  • recurente sau repetate la perioade fixe;
  • constante sau care au loc periodic.

Sistematic

În aceeași manieră, Grupul de lucru „Articolul 29” interpretează termenul „sistematic” ca însemnând una sau mai multe din următoarele:

  • apărut conform sistemului prearanjat, organizat sau metodic;
  • luând loc ca parte a unui plan general de colectare a datelor;
  • efectuat ca parte a unei strategii.

Studiu de caz

Prin urmare, monitorizarea sistematică și periodică înseamnă urmărirea persoanelor vizate și/sau crearea de profiluri ale acestora în mod recurent/periodic/constant și în contextul unei strategii/plan/sistem.

Astfel, în exemplul nostru din articolul anterior, dacă magazinul online folosește datele clienților săi pentru a transmite newslettere ori pentru a transmite sugestii de achiziții adiacente celor deja efectuate pe site, putem concluziona că acesta efectuează o monitorizare sistematică și periodică a datelor personale.

 

Puteți citi articolele anterioare pe subiectul responsabilului cu protecția datelor personale aici și aici.

RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (II – Activitățile principale)

Dintre noțiunile menționate în articolul anterior, cea pe care o vom analiza în acest articol este noțiunea de ”activități principale”.

Activitățile principale

RGPD nu definește activitățile principale în mod expres, însă le găsim menționate în considerentul nr. 97: „În sectorul privat, activitățile principale ale unui operator se referă la activitățile sale de bază, și nu la prelucrarea datelor cu caracter personal drept activități auxiliare.

A.N.S.P.D.C.P. ne informează că „Pentru a stabili activitatea principală desfășurată de un operator sau împuternicit, aceasta trebuie analizată prin raportare la prelucrările de date cu caracter personal efectuate.

Conform Instrucțiunilor Grupului de lucru „Articolul 29” activitățile principale pot fi considerate ca operațiuni cheie necesare pentru îndeplinirea obiectivelor operatorului sau persoanei împuternicite de operator. Din cuprinsul acestora nu pot fi excluse acele activități în care prelucrarea datelor reprezintă o parte indisolubilă a activității operatorului sau persoanei împuternicite de operator.

Astfel, în exemplul oferit de Grupul de lucru „Articolul 29”, prelucrarea datelor privind starea de sănătate (dosarele medicale ale pacienților) ar trebui să fie considerată a fi una dintre activitățile principale în orice spital.

Pentru a ne ajuta să distingem între tipurile de activități și să identificăm mai ușor activitățile principale în sensul RGPD, le putem compara cu activitățile auxiliare, ce sunt definite de către Grupul de lucru „Articolul 29” astfel: funcții de sprijin necesare pentru activitatea de bază sau principală a organizației cum ar fi plata angajaților lor sau deținerea de activități standard de suport IT.

Studiu de caz

Analizând definițiile și informațiile menționate anterior, putem lua ca exemplu un magazin online. Deși activitatea principală prevăzută în actul constitutiv al societății este comerțul cu amănuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin internet, din perspectiva RGPD activitatea principală include și prelucrarea datelor clienților săi care și-au creat un cont pe site-ul magazinului și au achiziționat produsele vândute de acesta. Explicația constă în faptul că operatorul (magazinul online) nu ar putea vinde produsele sale fără a colecta datele personale ale clienților.

RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (I)

Începem astăzi o serie de articole despre noul concept introdus de RGPD de ”responsabil cu protecția datelor personale” (Data Protection Officer – DPO). Facem o analiză a dispozițiilor legale, dar și a instrucțiunilor Grupului de lucru ”Articolul 29” și a recomandărilor autorității românești din domeniu, astfel încât să răspundem la întrebarea ”Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor?” Află de la noi dacă și tu ai nevoie de un asemenea responsabil!

Ce stabilește RGPD cu privire la un astfel de responsabil cu protecția datelor?

Desemnarea obligatorie a responsabilului cu protecția datelor se face în următoarele cazuri:

  • când prelucrarea este efectuată de o autoritate publică sau un organism public, cu excepția instanțelor care acționează în exercițiul funcției lor jurisdicționale;
  • dacă activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în operațiuni de prelucrare care necesită o monitorizare periodică și sistematică a persoanelor vizate pe scară largă;
  • dacă activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date sau a unor categorii de date cu caracter personal privind condamnări penale și infracțiuni.

Observăm, deci, că sunt prevăzute anumite criterii în funcție de care desemnarea devine obligatorie.

Însă aceste criterii necesită clarificări, fiindcă ele lasă loc de interpretări, RGPD lăsând în seama autorităților naționale să precizeze în mod specific cui i se aplică dispoziția obligatorie.

Astfel, principalele chestiuni de clarificat privesc următoarele noțiuni:

  • Activități principale;
  • Monitorizarea periodică și sistematică;
  • Pe scară largă;
  • Categorii speciale de date.

Ce ne spune Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.)?

Practic, nimic nou. Pe site-ul autorității sunt preluate informațiile direct din RGPD, cu mici nuanțări preluate din cuprinsul instrucțiunilor Grupului de lucru „Articolul 29”.

Vom detalia în articolele următoare fiecare dintre noțiunile precizate mai sus raportându-ne la modul în care acestea au fost explicate de A.N.S.P.D.C.P. și de Grupul de lucru „Articolul 29”.

RGPD – Evaluarea de impact asupra protecției datelor

Ce reprezintă Evaluarea de impact asupra protecției datelor?

RGPD nu definește în mod expres Evaluarea de impact asupra protecției datelor. Pentru a ne ajuta cu implementarea noilor reguli, Grupul de lucru “Articolul 29” a definit această noțiune în cuprinsul Ghidului privind Evaluarea de impact asupra protecției datelor.

Grupul de lucru “Articolul 29” este un organism consultativ format din reprezentanții autorității de protecție a datelor din fiecare stat membru al UE, Autorității Europene pentru Protecția Datelor și Comisiei Europene. Alcătuirea și scopul său au fost prevăzute la articolul 29 din Directiva privind protecția datelor.

Definiția dată de Grupul de lucru “Articolul 29”

Conform Grupului de lucru “Articolul 29”, evaluarea de impact este un proces destinat să descrie procesarea de date, să evalueze necesitatea și proporționalitatea procesării și să contribuie la gestionarea riscurilor privind drepturile și libertățile persoanelor fizice rezultate din prelucrarea datelor cu caracter personal, evaluându-le și stabilind măsurile care trebuie luate.

Evaluarea de impact asupra protecției datelor se poate referi la:

  • o singură operație de procesare a datelor;
  • multiple operațiuni de procesare care sunt similare în ceea ce privește natura, scopul, contextul și riscurile;
  • un produs tehnologic, de exemplu, o componentă hardware sau software, în cazul în care poate să fie utilizat de diverși operatori de date pentru a efectua operațiuni de procesare.

RGPD – Domeniul teritorial de aplicare

RGPD se aplică doar operatorilor aflați pe teritoriul UE?

Conform art. 3 din RGPD, regulamentul se aplică prelucrării datelor cu caracter personal:

  • în cadrul activităților unui sediu al unui operator sau al unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, indiferent dacă prelucrarea are loc sau nu pe teritoriul Uniunii;

  • ale unor persoane vizate care se află în Uniune de către un operator sau o persoană împuternicită de operator care nu este stabilit(ă) în Uniune, atunci când activitățile de prelucrare sunt legate de:

    • oferirea de bunuri sau servicii unor astfel de persoane vizate în Uniune, indiferent dacă se solicită sau nu efectuarea unei plăți de către persoana vizată; sau

    • monitorizarea comportamentului lor dacă acesta se manifestă în cadrul Uniunii;

  • de către un operator care nu este stabilit în Uniune, ci într-un loc în care dreptul intern se aplică în temeiul dreptului internațional public.

Concret, RGPD se aplică direct în toate statele membre, chiar și în cazul în care sediul operatorului de date nu se află pe teritoriul UE cu condiția ca bunurile sau serviciile operatorului să fie adresate cetățenilor UE. Prin urmare, nu contează locul unde sunt prelucrate datele cu caracter personal atâta timp cât sunt întrunite cerințele de mai sus.

Interpretări date de Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE)

În ceea ce privește sediul, CJUE în cauza C-230/14 (Weltimmo vs. NAIH), a reținut că noțiunea de sediu „înlătură orice abordare formalistă conform căreia o întreprindere ar fi stabilită exclusiv în locul în care este înmatriculată și se extinde la orice activitate reală și efectivă, chiar minimă, exercitată într-o formă de instalare stabilă.”

Organizațiile care dețin birouri de vânzări pe teritoriul UE, prin intermediul cărora efectuează activități de promovare sau de publicitate/marketing care vizează rezidenții din UE, vor trebui să respecte prevederile RGPD având în vedere faptul că, așa cum a declarat CJUE în cauza C-131/12 (Google Spain SL, Google Inc. vs.(AEPD), Mario Costeja González), „o prelucrare a datelor cu caracter personal este efectuată în cadrul activităților unui sediu al operatorului pe teritoriul unui stat membru, în sensul acestei dispoziții, în cazul în care operatorul unui motor de căutare înființează într-un stat membru o sucursală sau o filială destinată promovării și vânzării spațiului publicitar de pe pagina acestui motor, a cărei activitate este orientată către locuitorii acelui stat membru.”

Referitor la situația oferirii de bunuri sau servicii persoanelor vizate situate pe teritoriul UE, simpla accesare a unui site din interiorul UE nu este suficientă pentru a declanșa aplicabilitatea Regulamentului.  În acest sens, a se vedea cauzele conexate C-585/08 și C-144/09.

RGPD – Domeniul material de aplicare a Regulamentului privind prelucrarea datelor personale

În ce situații de aplică RGPD?

Regulamentul se aplică pentru prelucrarea datelor cu caracter personal așa cum au fost definite în articolul precedent.

Conform Regulamentului, nu prezintă importanță dacă prelucrarea s-a făcut total sau parțial prin mijloace automatizate. În aceeași măsură Regulamentul se aplică și datelor cu caracter personal care au fost prelucrate prin alte mijloace decât cele automatizate.

Pentru a clarifica limita aplicabilității Regulamentului, la articolul 2 alin. 2 sunt reglementate situațiile în care Regulamentul nu se aplică.

Situații de excepție privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Astfel, nu se vor aplica prevederile Regulamentului atunci când:

  • datele cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul unei activități care nu intră sub incidența dreptului Uniunii;

  • statele membre desfășoară activități care intră sub incidența capitolului 2 al titlului V din Tratatul UE – Dispoziții speciale privind politica externă și de securitate comună;

  • este vorba de o persoană fizică în cadrul unei activități exclusiv personale sau domestice;

  • autoritățile competente prelucrează datele cu caracter personal în scopul prevenirii, investigării, depistării sau urmăririi penale a infracțiunilor, sau al executării sancțiunilor penale, inclusiv al protejării împotriva amenințărilor la adresa siguranței publice și al prevenirii acestora.

RGPD – Datele cu caracter personal

Pentru că protecția datelor cu caracter personal este un subiect din ce în ce mai ”fierbinte”, vom începe de astăzi să explicăm principalele noțiuni vizate de noua reglementare și drepturi și obligații pe care diverși actori din domeniu le au.

Nu uitați că RGDP (Regulamentul UE 2016/679) devine aplicabil din 25.05.2018.

Ce înseamnă date cu caracter personal?

RGPD definește datele cu caracter personal ca fiind „orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.”

Noutăți introduse de RGPD

Față de actuala reglementare (DIRECTIVA 95/46/CE privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date), RGPD clarifică și chiar extinde în unele cazuri noțiunea de date cu caracter personal, cum ar fi:

  • identificatorii unici – din cuprinsul definiției de mai sus rezultă că în noțiunea de „date cu caracter personal” sunt incluse date de localizare sau identificatorul online. Aceasta înseamnă că adresele de IP sau ID-urile telefoanelor mobile sunt date cu caracter personal care trebuie protejate.

  • datele pseudonimizate – este vorba despre o noțiune nou introdusă de RGPD și se referă la datele personale care au fost supuse unor măsuri tehnologice (cum ar fi hashing-ul sau criptarea) astfel încât să nu se mai poată identifica direct o persoană fără a utiliza informații suplimentare.

  • datele genetice și datele biometrice – RGPD definește separat aceste noțiuni și ambele sunt tratate ca date personale sensibile. Acestea beneficiază de protecție sporită și, de regulă, este nevoie de consimțământul expres al persoanelor în cazul în care aceste date urmează să fie procesate.

Reglementarea detaliată a noțiunii de „date cu caracter personal” prin RGPD are implicații majore pentru afacerile online, în special cele din sectoarele de analiză, publicitate, marketing și social media.