Posts

DPIA – Beneficiile evaluării de impact

Scriam într-un articol precedent faptul că și în situațiile în care unii operatori nu sunt obligați să efectueze evaluarea de impact, Grupul de Lucru „Articolul 29” recomandă efectuarea acesteia. Motivul acestei recomandări este acela că DPIA este un instrument util operatorilor de date pentru respectarea legislației privind protecția datelor.

Principalele beneficii ale întocmirii DPIA (Data Protection Impact Assessment)

  • ajută organizația să implementeze toate măsurile necesare pentru a asigura respectarea RGPD;
  • reprezintă un mijloc eficient de dovedire a respectării prevederilor RGPD atunci când Autoritatea de supraveghere solicită informații în aceste sens;
  • contribuie la îmbunătățirea transparenței în activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal;
  • se va îmbunătăți modul în care organizația va folosi informațiile confidențiale;
  • în cazul în care DPIA  se va publica, va ajuta organizația să-și consolideze poziția de operator de încredere;
  • prin identificarea din timp a eventualelor probleme, poate aduce avantaje financiare deoarece rezolvarea unei probleme descoperite din timp este mai puțin costisitoare;
  • întocmirea DPIA ajută la creșterea conștientizării organizației asupra importanței confidențialității și a protejării datelor cu caracter personal.

Dacă doriți să aflați mai multe despre RGPD puteți accesa articolele postate pe pagina dedicată protecției datelor sau, dacă aveți întrebări, ni le puteți adresa folosind pagina de contact.

Evaluarea de impact – Recomandări

Chiar dacă reglementarea evaluării de impact nu este detaliată în RGPD, așa cum scriam într-un articol anterior, Grupul de lucru „Articolul 29” explică reglementarea sumară în scopul unei mai bune aplicări a Regulamentului. Pe lângă explicații, mai oferă și recomandări menite a ajuta operatorii să aplice noua reglementare. În cele ce urmează vom sumariza unele dintre recomandările referitoare la evaluarea de impact (DPIA).

Necesitatea revizuirii DPIA

Deși Regulamentul nu prevede expres, Grupul de lucru „Articolul 29” recomandă ca bună practică revizuirea continuă și reevaluarea regulată a DPIA.

Monitorizarea activităților de prelucrare

Se recomandă ca, în practică, operatorii să evalueze continuu riscurile create de activitățile lor de prelucrare pentru a identifica momentul în care un tip de prelucrare „ar putea duce la un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice”.

Utilitatea DPIA

Chiar dacă unii operatori nu se încadrează în situațiile în care obligativitatea întocmirii DPIA este evidentă, Grupul de Lucru „Articolul 29” recomandă efectuarea acesteia. Motivul acestei recomandări este acela că DPIA este un instrument util operatorilor de date pentru respectarea legislației privind protecția datelor.

Publicitatea DPIA

Printre bunele practici recomandate de Grupul de lucru „Articolul 29” se numără și publicarea DPIA de către operator atunci când membrii publicului sunt afectați de operațiunea de prelucrare, mai ales în cazul în care operatorul este o autoritate publică.

DPIA – Evaluarea impactului asupra protecției datelor: Q & A

În rândurile următoare vă prezentăm răspunsurile la unele dintre cele mai întâlnite întrebări referitoare la evaluarea impactului asupra protecției datelor (DPIA).

Q: Ce este DPIA?

A: DPIA este un proces destinat să:

  • descrie prelucrarea de date cu caracter personal;

  • evalueze necesitatea și proporționalitatea prelucrării;

  • contribuie la gestionarea riscurilor la adresa drepturilor și libertăților persoanelor vizate (prin evaluarea riscurilor și stabilirea de măsuri pentru atenuarea lor).

Q: DPIA pentru o singură operațiune de prelucrare sau pentru toate operațiunile?

A: DPIA se poate întocmi doar pentru o singură operațiune de prelucrare sau pentru multiple operațiuni de prelucrare similare și care prezintă riscuri ridicate similare. În general, DPIA se întocmește atunci când operatorul decide să desfășoare un nou proiect sau când intervine o modificare a tehnologiilor folosite în activitatea de prelucrare.

Q: DPIA este obligatorie?

A: În principiu, da. Dacă operațiunea de prelucrare se încadrează într-o excepție arătată mai jos, DPIA este obligatorie în toate cazurile în care o operațiune de prelucrare este „susceptibilă să genereze un risc ridicat”.

Q: Care sunt excepțiile de la întocmirea DPIA?

A: DPIA nu este obligatorie atunci când:

  • prelucrarea nu este „susceptibilă să genereze un risc ridicat”;

  • există DPIA similară sau când ea a fost autorizată anterior lunii mai 2018;

  • există un temei legal al prelucrării.

Q: Ce se înțelege prin „ risc ridicat”

A: O operațiune de prelucrare este susceptibilă să genereze „riscuri ridicate” atunci când:

  • presupune o evaluare sistematică și cuprinzătoare a aspectelor personale referitoare la persoane fizice, care se bazează pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, și care stă la baza unor decizii care produc efecte juridice privind persoana fizică sau care o afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;

  • se face o prelucrare pe scară largă a unor categorii speciale de date sau a unor date cu caracter personal privind condamnări penale și infracțiuni;

  • se face o monitorizare sistematică pe scară largă a unei zone accesibile publicului.

În practică, Grupul de lucru Articolul 29 recomandă ca operatorii să evalueze în mod continuu riscurile create de activităților lor de prelucrare pentru a identifica momentul în care un tip de prelucrare „ar putea duce la un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice”.

Q: Când se efectuează DPIA?

A: DPIA trebuie realizată „anterior prelucrării” întrucât este un instrument destinat să ajute la luarea deciziilor cu privire la prelucrare.

Q: Pentru operațiunile de prelucrare existente mai este necesară?

A: Doar în situația în care operațiunile de prelucrare existente pot conduce la un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice, și pentru care s-a produs o schimbare a riscurilor, luând în considerare natura, obiectivul, contextul și scopurile prelucrării.

Q: Care sunt caracteristicile minime ale DPIA?

A: DPIA trebuie să conțină informații cu privire la:

  • Descrierea prelucrării preconizate (tipul de operațiuni și scopul prelucrării);

  • Evaluarea necesității și proporționalității;

  • Evaluarea riscurilor pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate;

  • Măsurile preconizate pentru abordarea riscurilor;

  • Documentare;

  • Monitorizare și revizuire.

Dacă aveți alte întrebări sau dacă aveți nevoie de lămuriri, vă rugăm să folosiți pagina noastră de contact.

RGPD și certificarea în conformitate cu ISO27001

Ce este ISO / IEC 27001?

Standardul ISO/IEC 27001:2013 este un standard internațional de securitate a informației și constă într-o specificație pentru sistemul de management al securității informației (SMSI).

Structura standardului include:

  1. Domeniul de aplicare a standardului,

  2. Modalitatea în care se efectuează referințe în documente,

  3. Reutilizarea termenilor și definițiilor din ISO/IEC 27000,

  4. Context organizațional și părțile interesate,

  5. Sprijin la nivelul cel mai înalt al conducerii pentru securitatea informației și politica organizației,

  6. Planificarea unui sistem de management al securității informației; evaluarea riscurilor; tratarea riscului,

  7. Sprijinirea unui sistem de management al securității informației,

  8. Realizarea unui sistem de management al securității informației operaționale,

  9. Revizuirea performanței sistemului,

  10. Acțiune corectivă.

Prin ce poate ajuta certificarea ISO27001

Elementele relevante ale standardului ISO27001 care pot ajuta companiile să faciliteze implementarea RGPD sunt următoarele:

  • evaluarea riscurilor;

  • conformitatea;

  • înștiințarea privind încălcarea protecției datelor;

  • managementul datelor cu caracter personal;

  • abordarea privacy by design;

  • protejarea datelor personale în relația cu furnizorii.

Certificarea în conformitate cu ISO / IEC 27001 nu este suficientă

Cu toate că ISO27001 ajută la implementarea RGPD, există unele cerințe ale regulamentului care nu sunt acoperite în mod direct de acest standard, cum ar fi dreptul persoanelor vizate:

  • de a fi informate asupra colectării;

  • la ștergerea datelor;

  • la portabilitatea datelor.

Prin urmare, chiar dacă un operator deține certificarea în conformitate cu ISO / IEC 27001, aceasta nu înseamnă că activitatea sau organizarea acestuia este în conformitate cu prevederile RGPD.

RGPD și notificarea activităților de prelucrare

Mai este sau nu necesară notificarea activităților de prelucrare a datelor la autoritățile locale de protecție a datelor?

Deși această problemă nu ar fi trebuit să existe, am auzit destul de multe opinii conform cărora după intrarea în vigoare a RGPD va continua să existe obligația de notificare a prelucrării datelor cu caracter personal de către operatori.

Este de notorietate faptul că unul dintre avantajele aduse de RGPD este eliminarea procedurii de notificare a activităților de prelucrare a datelor la autoritățile locale de supraveghere.

Cu toate acestea, așa cum arătam mai sus, în cadrul unor conferințe având ca temă aplicarea RGPD s-a afirmat că notificarea autorității nu este eliminată. Am auzit păreri și mai uimitoare cum ar fi aceea că această notificare ar fi cu atât mai necesară cu cât se prevede clar în RGPD obligația de a notifica autoritatea în anumite cazuri, cum ar fi notificarea în caz de încălcare a securității datelor.

Obligația de notificare în considerentele RGPD.

În cuprinsul considerentelor 89 și 90 din RGPD se propune abrogarea obligației generale de notificare și înlocuirea acesteia cu proceduri și mecanisme eficace care să pună accentul pe acele tipuri de operațiuni de prelucrare susceptibile să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice. Prin urmare, se arată că ar fi mai bine ca operatorul să efectueze, înainte de prelucrare, o evaluare a impactului asupra protecției datelor. Această evaluare ar trebui să includă, în special, măsurile, garanțiile și mecanismele avute în vedere pentru atenuarea riscului respectiv, pentru asigurarea protecției datelor cu caracter personal și pentru demonstrarea conformității cu RGPD.

Înlocuirea obligației de notificare cu evaluarea de impact și păstrarea evidenței interne.

Prevederile de mai sus au fost concretizate în RGPD la art. 35 unde se menționează în mod expres faptul că mai înainte de prelucrare este nevoie să se facă o evaluare a impactului operațiunilor de prelucrare prevăzute asupra protecției datelor cu caracter personal. De asemenea, eliminarea notificării a dus la reglementarea obligației operatorului de a păstra o evidență a activităților de prelucrare desfășurate sub responsabilitatea acestuia, obligație prevăzută de art. 30 din RGPD.

Având în vedere prevederile invocate, putem concluziona că notificarea activităților de prelucrare a datelor personale la autoritățile locale din domeniu  nu mai este necesară după intrarea în vigoare a RGPD.

RGPD. Informarea persoanei vizate – principalele puncte de atins

Ca și în legislația actuală din materia protecției datelor personale, prin RGPD s-a prevăzut obligația informării persoanei vizate la momentul preluării consimțământului său cu privire la numeroase aspecte. Însă spre deosebire de prezent, RGPD subliniază o importanță crescută a acestei informări și instituie informații suplimentare de comunicat către cei cărora operatorii le prelucrează datele.

1. Informații despre prelucrarea datelor: scop, temei, perioadă, transfer

Operatorii trebuie să ofere persoanelor vizate detalii cu privire la scopul prelucrării și temeiul prelucrării (dacă acesta nu este consimțământul, dar este de exemplu un contract). Dacă operatorul dorește să folosească datele în alt scop decât cel inițial, el trebuie să informeze persoana vizată și să îi ceară consimțământul, dacă este necesar.

De asemenea, trebuie comunicate informații cu privire la perioada prelucrării și ce se întâmplă cu datele la finalul acesteia, dar și cu privire la logica de prelucrare automată a datelor.

În situația în care datele sunt transferate și unei alte persoane, această informație trebuie adusă la cunoștința persoanei vizate, împreună cu motivul transferului și identitatea destinatarului lor.

2. Drepturile persoanei vizate

Este foarte important ca persoanei vizate să i se comunice drepturile pe care le are conform legislației, iar dintre acestea amintim: dreptul de acces la date, de rectificare a lor, de ștergere a acestora, de a se opune prelucrării, de portabilitate a datelor, de a fi informată cu privire la încălcări ale legii.

Mai multe despre drepturile persoanei vizate vom scrie într-un articol ulterior, dată fiind importanța lor semnificativă,

3. Dreptul de a se opune prelucrării în scop de marketing direct

Regulamentul dă o importanță sporită prelucrării datelor în scop de marketing direct și creării de profiluri legate de marketingul direct, instituind obligația de a informa separat și în mod expres persoana vizată că are dreptul de a se opune la o astfel de prelucrare și creare de profiluri.

Totodată, trebuie informate persoanele vizate despre consecințele prelucrării, în special dacă prelucrarea se bazează pe crearea de profiluri.

4. Dreptul de a formula plângeri și cereri. Datele de identificare ale operatorului și autorității naționale

Persoana vizată trebuie să știe că are dreptul de a formula plângere împotriva modului în care i se prelucrează datele ori împotriva oricărei acțiuni ce încalcă RGPD. Plângerea se poate înainta atât operatorului, cât și autorității naționale.

De asemenea, persoana vizată are dreptul de a formula cereri în exercitarea drepturilor sale prevăzute la punctul 2.

Operatorul trebuie să răspundă oricărei cereri sau plângeri primite de la persoana vizată în maximum o lună, conform RGPD.

Operatorul trebuie să informeze persoana vizată cu privire la datele sale de identificare și de contact, dar și cu privire la datele de identificare și de contact ale autorității naționale – în cazul nostru Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.

Excepții de la obligativitatea informării

RGPD prevede și excepții de la obligativitatea informării persoanelor vizate cu privire la cele de mai sus în următoarele cazuri:

  1. persoanele vizate dețin deja informațiile respective;
  2. înregistrarea sau divulgarea datelor e prevăzută în mod expres de lege;
  3. informarea persoanelor vizate se dovedește imposibilă;
  4. informarea persoanelor vizate ar implica eforturi disproporționate.

Nu lăsați pe ultima sută de metri implementarea măsurilor prevăzute de RGPD, așa că ne puteți contacta aici pentru mai multe detalii.

RGPD – Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor? (I)

Începem astăzi o serie de articole despre noul concept introdus de RGPD de ”responsabil cu protecția datelor personale” (Data Protection Officer – DPO). Facem o analiză a dispozițiilor legale, dar și a instrucțiunilor Grupului de lucru ”Articolul 29” și a recomandărilor autorității românești din domeniu, astfel încât să răspundem la întrebarea ”Cine trebuie să desemneze un responsabil cu protecția datelor?” Află de la noi dacă și tu ai nevoie de un asemenea responsabil!

Ce stabilește RGPD cu privire la un astfel de responsabil cu protecția datelor?

Desemnarea obligatorie a responsabilului cu protecția datelor se face în următoarele cazuri:

  • când prelucrarea este efectuată de o autoritate publică sau un organism public, cu excepția instanțelor care acționează în exercițiul funcției lor jurisdicționale;
  • dacă activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în operațiuni de prelucrare care necesită o monitorizare periodică și sistematică a persoanelor vizate pe scară largă;
  • dacă activitățile principale ale operatorului sau ale persoanei împuternicite de operator constau în prelucrarea pe scară largă a unor categorii speciale de date sau a unor categorii de date cu caracter personal privind condamnări penale și infracțiuni.

Observăm, deci, că sunt prevăzute anumite criterii în funcție de care desemnarea devine obligatorie.

Însă aceste criterii necesită clarificări, fiindcă ele lasă loc de interpretări, RGPD lăsând în seama autorităților naționale să precizeze în mod specific cui i se aplică dispoziția obligatorie.

Astfel, principalele chestiuni de clarificat privesc următoarele noțiuni:

  • Activități principale;
  • Monitorizarea periodică și sistematică;
  • Pe scară largă;
  • Categorii speciale de date.

Ce ne spune Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (A.N.S.P.D.C.P.)?

Practic, nimic nou. Pe site-ul autorității sunt preluate informațiile direct din RGPD, cu mici nuanțări preluate din cuprinsul instrucțiunilor Grupului de lucru „Articolul 29”.

Vom detalia în articolele următoare fiecare dintre noțiunile precizate mai sus raportându-ne la modul în care acestea au fost explicate de A.N.S.P.D.C.P. și de Grupul de lucru „Articolul 29”.

RGPD – Domeniul teritorial de aplicare

RGPD se aplică doar operatorilor aflați pe teritoriul UE?

Conform art. 3 din RGPD, regulamentul se aplică prelucrării datelor cu caracter personal:

  • în cadrul activităților unui sediu al unui operator sau al unei persoane împuternicite de operator pe teritoriul Uniunii, indiferent dacă prelucrarea are loc sau nu pe teritoriul Uniunii;

  • ale unor persoane vizate care se află în Uniune de către un operator sau o persoană împuternicită de operator care nu este stabilit(ă) în Uniune, atunci când activitățile de prelucrare sunt legate de:

    • oferirea de bunuri sau servicii unor astfel de persoane vizate în Uniune, indiferent dacă se solicită sau nu efectuarea unei plăți de către persoana vizată; sau

    • monitorizarea comportamentului lor dacă acesta se manifestă în cadrul Uniunii;

  • de către un operator care nu este stabilit în Uniune, ci într-un loc în care dreptul intern se aplică în temeiul dreptului internațional public.

Concret, RGPD se aplică direct în toate statele membre, chiar și în cazul în care sediul operatorului de date nu se află pe teritoriul UE cu condiția ca bunurile sau serviciile operatorului să fie adresate cetățenilor UE. Prin urmare, nu contează locul unde sunt prelucrate datele cu caracter personal atâta timp cât sunt întrunite cerințele de mai sus.

Interpretări date de Curtea de Justiție a Uniunii Europene (CJUE)

În ceea ce privește sediul, CJUE în cauza C-230/14 (Weltimmo vs. NAIH), a reținut că noțiunea de sediu „înlătură orice abordare formalistă conform căreia o întreprindere ar fi stabilită exclusiv în locul în care este înmatriculată și se extinde la orice activitate reală și efectivă, chiar minimă, exercitată într-o formă de instalare stabilă.”

Organizațiile care dețin birouri de vânzări pe teritoriul UE, prin intermediul cărora efectuează activități de promovare sau de publicitate/marketing care vizează rezidenții din UE, vor trebui să respecte prevederile RGPD având în vedere faptul că, așa cum a declarat CJUE în cauza C-131/12 (Google Spain SL, Google Inc. vs.(AEPD), Mario Costeja González), „o prelucrare a datelor cu caracter personal este efectuată în cadrul activităților unui sediu al operatorului pe teritoriul unui stat membru, în sensul acestei dispoziții, în cazul în care operatorul unui motor de căutare înființează într-un stat membru o sucursală sau o filială destinată promovării și vânzării spațiului publicitar de pe pagina acestui motor, a cărei activitate este orientată către locuitorii acelui stat membru.”

Referitor la situația oferirii de bunuri sau servicii persoanelor vizate situate pe teritoriul UE, simpla accesare a unui site din interiorul UE nu este suficientă pentru a declanșa aplicabilitatea Regulamentului.  În acest sens, a se vedea cauzele conexate C-585/08 și C-144/09.

RGPD – Domeniul material de aplicare a Regulamentului privind prelucrarea datelor personale

În ce situații de aplică RGPD?

Regulamentul se aplică pentru prelucrarea datelor cu caracter personal așa cum au fost definite în articolul precedent.

Conform Regulamentului, nu prezintă importanță dacă prelucrarea s-a făcut total sau parțial prin mijloace automatizate. În aceeași măsură Regulamentul se aplică și datelor cu caracter personal care au fost prelucrate prin alte mijloace decât cele automatizate.

Pentru a clarifica limita aplicabilității Regulamentului, la articolul 2 alin. 2 sunt reglementate situațiile în care Regulamentul nu se aplică.

Situații de excepție privind prelucrarea datelor cu caracter personal

Astfel, nu se vor aplica prevederile Regulamentului atunci când:

  • datele cu caracter personal sunt prelucrate în cadrul unei activități care nu intră sub incidența dreptului Uniunii;

  • statele membre desfășoară activități care intră sub incidența capitolului 2 al titlului V din Tratatul UE – Dispoziții speciale privind politica externă și de securitate comună;

  • este vorba de o persoană fizică în cadrul unei activități exclusiv personale sau domestice;

  • autoritățile competente prelucrează datele cu caracter personal în scopul prevenirii, investigării, depistării sau urmăririi penale a infracțiunilor, sau al executării sancțiunilor penale, inclusiv al protejării împotriva amenințărilor la adresa siguranței publice și al prevenirii acestora.

RGPD – Datele cu caracter personal

Pentru că protecția datelor cu caracter personal este un subiect din ce în ce mai ”fierbinte”, vom începe de astăzi să explicăm principalele noțiuni vizate de noua reglementare și drepturi și obligații pe care diverși actori din domeniu le au.

Nu uitați că RGDP (Regulamentul UE 2016/679) devine aplicabil din 25.05.2018.

Ce înseamnă date cu caracter personal?

RGPD definește datele cu caracter personal ca fiind „orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.”

Noutăți introduse de RGPD

Față de actuala reglementare (DIRECTIVA 95/46/CE privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date), RGPD clarifică și chiar extinde în unele cazuri noțiunea de date cu caracter personal, cum ar fi:

  • identificatorii unici – din cuprinsul definiției de mai sus rezultă că în noțiunea de „date cu caracter personal” sunt incluse date de localizare sau identificatorul online. Aceasta înseamnă că adresele de IP sau ID-urile telefoanelor mobile sunt date cu caracter personal care trebuie protejate.

  • datele pseudonimizate – este vorba despre o noțiune nou introdusă de RGPD și se referă la datele personale care au fost supuse unor măsuri tehnologice (cum ar fi hashing-ul sau criptarea) astfel încât să nu se mai poată identifica direct o persoană fără a utiliza informații suplimentare.

  • datele genetice și datele biometrice – RGPD definește separat aceste noțiuni și ambele sunt tratate ca date personale sensibile. Acestea beneficiază de protecție sporită și, de regulă, este nevoie de consimțământul expres al persoanelor în cazul în care aceste date urmează să fie procesate.

Reglementarea detaliată a noțiunii de „date cu caracter personal” prin RGPD are implicații majore pentru afacerile online, în special cele din sectoarele de analiză, publicitate, marketing și social media.