Telemunca și protecția datelor

Reglementare

În contextul modernizării pieței muncii, legiuitorul român a adoptat Legea nr. 81/2018 privind reglementarea activității de telemuncă. Prevederile acestei legi se aplică doar în domeniile de activitate în care este posibilă desfășurarea activității în regim de telemuncă.

Telemunca este o formă de organizare a muncii în care salariatul își îndeplinește atribuțiile în alt loc decât locul de muncă cel puțin o zi pe lună, folosind tehnologia informației și comunicațiilor. Prin urmare, toți salariații care își desfășoară activitatea în condițiile de mai sus sunt telesalariați. 

Clauze speciale în contractul de muncă

Pentru telesalariați se încheie un contract de muncă obișnuit, dar care este completat cu clauze special reglementate de Legea nr. 81/2018. În cazul salariaților care doresc să treacă la acest regim de muncă, se încheie un act adițional care să cuprindă toate acele clauze speciale.

Implicații ale legislației privind protecția datelor

Ținând cont de faptul că în cazul telemuncii se folosește tehnologia informației și comunicațiilor, un foarte important aspect, deseori ignorat de angajatori, este cel al prelucrării datelor cu caracter personal. Angajatorul trebuie să se asigure, pe de o parte, că face o prelucrare legală a datelor salariaților, iar de cealaltă parte, că telesalariații prelucrează date cu caracter personal conform GDPR.

Despre prelucrarea datelor cu caracter personal ale salariaților am scris aici, aici și aici.

Probleme și riscuri

În ceea ce privește modul în care telesalariații tratează datele cu caracter personal, angajatorii trebuie să stabilească foarte clar proceduri de lucru și să organizeze sesiuni de traininguri pentru ca telesalariații să înțeleagă procedurile și să le aplice cât mai bine. 

Echipamentele de muncă

Un aspect important este cel privind echipamentele de muncă. Acestea trebuie să fie sigure, protejate de riscul scurgerii de date sau accesului neautorizat, iar modalitatea de utilizare a lor trebuie să fie prevăzută clar în cadrul procedurilor de lucru. Este nevoie ca angajatorii să implementeze măsuri care să asigure protecția datelor începând cu momentul conceperii unui produs/serviciu și în mod implicit (Data protection by design and by default).

Soluții software

Nu trebuie ignorat și faptul că telemunca poate reprezenta un risc major pentru securitatea datelor prelucrate de telesalariați. Pentru a elimina sau diminua astfel de riscuri, unii angajatori apelează la soluții software care monitorizează localizarea și accesul la echipamentele electronice, înregistrează mișcările cursorului sau efectuează capturi de ecran. Înainte de a implementa astfel de măsuri, recomandăm angajatorilor să aibă în vedere că trebuie să aleagă soluțiile cel mai puțin intruzive, deci care să nu afecteze dreptul la viață privată al angajatului în mod nejustificat și care să nu îl supună unei supravegheri excesive raportat la scop. 

Astfel, este foarte puțin probabil ca măsurile software descrise mai sus să aibă un temei legal adecvat, motiv pentru care recomandăm angajatorilor să facă o analiză minuțioasă mai înainte de a le implementa.

Dispozitive proprii

Unii telesalariați pot cere să folosească propriile dispozitive pentru telemuncă. Legea permite o astfel de negociere. În aceste cazuri recomandăm angajatorilor să fie foarte prudenți și să reglementeze foarte clar procedura de utilizare a dispozitivelor telesalariaților. 

Localizare

Pentru că telemunca presupune și deplasarea în diferite locuri, pot interveni unele situații în care angajatorii doresc să urmărească localizarea dispozitivelor sau a autoturismelor telesalariaților. În aceste cazuri angajatorii trebuie să țină seama de drepturile fundamentale ale salariaților precum și de o serie de obligații pe care le au în temeiul GDPR.

Ce ar trebui să facă angajatorii

În concluzie, angajatorii trebuie să:

• țină seama de drepturile fundamentale ale salariaților (inclusiv telesalariați) – dreptul la viață privată;
• aleagă cu atenție temeiul de prelucrare pe care pot să-l utilizeze;
• respecte obligația de transparență (informarea clară și completă a salariaților);
• ia măsuri proporționale cu riscurile identificate.

Referitor la documentația necesară și obligatorie conform principiului responsabilității din GDPR, angajatorii trebuie să întocmească o serie de politici și proceduri care să reglementeze:

• utilizarea dispozitivelor electronice mobile;
• utilizarea echipamentelor proprii;
• securitatea echipamentelor;
• utilizarea internetului, a email-ului și a altor aplicații;
• monitorizarea telesalariaților.

În funcție de activitatea angajatorului se pot întocmi proceduri care să includă mai multe aspecte. Trebuie analizate temeinic situația de fapt și modul de lucru, astfel încât politicile și procedurile să poată fi aplicate și utilizate cu succes.